Microsoft Dynamics 365 Beratung: CRM-Einführung, Migration, Optimierung
Dynamics 365 ist das Unternehmens-CRM von Microsoft: Vertrieb, Kundenservice und Marketing auf einer Datenbasis, erreichbar aus Outlook und Teams. Wir befassen uns mit dem CRM-Produkt (Sales, Customer Service, Customer Insights – Journeys), nicht mit dem ERP Business Central. Wir sind spezialisiert auf die Einführung der Module Sales, Customer Service und Customer Insights – Journeys, auf die Migration aus Altsystemen und auf die Sanierung laufender Systeme — für KMU und Mittelstand, auf Deutsch, Englisch und Ungarisch, als Nearshore-Partner in der EU.
Was ist ein CRM-System, und was bringt es einem KMU?
Ein CRM (Customer Relationship Management) hält jeden Kunden, jeden Interessenten und jede Interaktion an einem Ort: wer wann was zugesagt hat, wo das Angebot steht, was die letzte Reklamation war. Was bisher in E-Mails, Excel und den Köpfen der Kollegen lag, wird durchsuchbar, teilbar und messbar.
Einem Unternehmen mit 20–500 Mitarbeitern bringt ein CRM drei Dinge: Transparenz (die Führung sieht Vertriebspipeline und Serviceauslastung), Kontinuität (verlässt ein Kollege das Unternehmen, bewahrt das System alle bisherigen Informationen zum Kunden) und Automatisierung (Erinnerungen, Angebotsvorlagen, SLA-Überwachung, Kampagnen). Dynamics 365 liefert das eingebettet in die Microsoft-Umgebung: Outlook, Teams, SharePoint, Excel — die Nutzer arbeiten dort, wo sie schon sind.
Welches Dynamics-365-Modul wofür?
| Modul | Wofür | Für wen |
|---|---|---|
| Dynamics 365 Sales | Leads, Verkaufschancen, Angebote, Vertriebsprozess, Forecast; Outlook- und Teams-Integration | B2B-Vertriebsteams |
| Dynamics 365 Customer Service | Anfragen (Tickets), SLAs, Wissensdatenbank, Omnichannel (E-Mail, Chat, Telefon), Kundenportal | Kundenservice, Servicedesk |
| Dynamics 365 Customer Insights – Journeys (ehemals Marketing) | E-Mail-Kampagnen, Customer Journeys, Events, Formulare, Lead-Scoring, Einwilligungsverwaltung | Marketing; auf derselben Datenbasis wie Sales |
| Dynamics 365 Customer Voice | Umfragen, Zufriedenheitsmessung (NPS, CSAT) verknüpft mit CRM-Daten | Ergänzung |
| Dynamics 365 Field Service | Außendienst: Arbeitsaufträge, Einsatzplanung und Dispositionstafel, Anlagen- und Ersatzteilverwaltung, vorbeugende Wartung, mobile App für Techniker | Unternehmen mit Außendienst oder Montage |
| Dynamics 365 Project Operations | projektbasierter Vertrieb und Abwicklung: Angebote, Projektplanung, Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Spesen, Projektabrechnung | Beratungs-, Ingenieur- und andere Projektdienstleister |
| Dataverse | die gemeinsame Datenplattform unter den Modulen: Tabellen, Sicherheitsrollen, Geschäftsregeln, Audit | Basis jeder Einführung |
| Power Platform | Power-Automate-Flows, Power-Apps-Formulare, Power-BI-Berichte auf CRM-Daten | Anpassung, Integration |
Ist Dynamics 365 ein CRM oder ein ERP-System?
Unter dem Namen „Dynamics 365“ verkauft Microsoft zwei verschiedene Systeme. Dynamics 365 CRM (Sales, Customer Service, Customer Insights – Journeys) steuert die Kundenbeziehungen: Leads, Angebote, Servicefälle, Kampagnen. Dynamics 365 Business Central ist ein ERP: Buchhaltung, Lager, Einkauf, Fertigung. Beides wird oft verwechselt, weil die Suche nach „Dynamics 365 Einführung“ fast nur Business-Central-Partner liefert.
Wir arbeiten auf der CRM-Seite. Für Business-Central-Lösungen empfehlen wir DynaGo Hungary, mit denen wir uns ein Büro teilen (Business Central, NAV, Finance & Operations); beide Systeme lassen sich verbinden, die Integration übernehmen wir von der CRM-Seite aus.
Wie läuft eine CRM-Einführung ab?
- 1Prozessanalyse
Workshops mit den Vertriebsmitarbeitern sowie den Service- und Marketingmitarbeitern: Wie wird heute gearbeitet, wo drückt es, was muss gemessen werden. Ergebnis: Zielprozesse und Anforderungsliste.
- 2Lösungskonzept
Module, Datenmodell, Berechtigungen, Integrationen (ERP, Fakturierung, Website, Telefonanlage), Migrationsplan. Hier wird auch der Lizenzbedarf festgelegt.
- 3Konfiguration in Iterationen
Sprints von 2–4 Wochen, jeder endet mit funktionierender, vorgeführter Funktionalität. Key-User können das System ab dem zweiten Sprint testen.
- 4Datenmigration
Bereinigung, Dublettenprüfung, Testmigration, Validierung, Produktivmigration — aus dem alten CRM, aus Excel oder dem ERP.
- 5Test und Schulung
Manuelle Funktions- und Abnahmetests (UAT), automatisierte Regressionstests für geschäftskritische Prozesse (Softwaretests), rollenbasierte Anwenderschulung.
- 6Go-live und Support
Hypercare in den ersten Wochen, danach Betrieb und Weiterentwicklung.
Typische Dauer: eine Sales-Einführung für 20–50 Nutzer dauert 2–3 Monate; Customer Service mit Omnichannel 3–5 Monate. Die häufigste Verzögerungsursache ist nicht die Technik, sondern die Zeit der Entscheider — deshalb arbeiten wir iterativ.
Integration und Entwicklung: Power Platform, Azure, .NET
Ein CRM steht selten allein. Wo die Konfiguration endet, arbeiten wir mit den Standardwerkzeugen der Microsoft-Plattform weiter — nicht mit einem proprietären Framework, das nur wir pflegen könnten.
Copilot, Power Platform und Unternehmensintegration – gemeinsam mit unserem Partner
Bei größeren Projekten arbeiten wir als ein Team mit NoLimit CRM Solutions, mit denen wir uns ein Büro teilen (unsere Partner). So decken wir neben der CRM-Einführung die gesamte Microsoft-Business-Plattform ab, von der Strategie bis zum langfristigen Application Management.
Audit, Optimierung und Schulung
Nicht jedes Projekt ist eine Neueinführung. Oft muss ein bestehendes System in Ordnung gebracht werden:
Was kostet Dynamics 365 Sales?
Es gibt zwei Kostenblöcke: Lizenzen und Einführung.
| Lizenz (Microsoft-Listenpreis Ungarn, Oktober 2026) | Preis (EUR ohne MwSt., Jahresabonnement) | Hinweis |
|---|---|---|
| Dynamics 365 Sales Professional | 56,30 € je Nutzer / Monat | kleinere Teams, einfachere Prozesse |
| Dynamics 365 Sales Enterprise | 91,00 € je Nutzer / Monat | volle Anpassbarkeit, Forecast |
| Dynamics 365 Sales Premium | 130,00 € je Nutzer / Monat | Enterprise + Sales Insights, 1.000 Copilot-Credits |
| Dynamics 365 Customer Service Professional / Enterprise | 43,30 € / 91,00 € je Nutzer / Monat | Omnichannel (Digital Messaging) als eigenes Add-on; Premium 169,00 €; Contact Center 95,30 € |
| Customer Insights (Journeys + Data) | 1.473,00 € je Mandant / Monat | unbegrenzte Nutzer; 10.000 erreichte und 100.000 vereinheitlichte Personen enthalten; Kapazitätspakete extra |
| Dynamics 365 Team Members | 8 USD je Nutzer / Monat (die ungarische Preisliste nennt keinen EUR-Preis) | Lesen und leichte Aufgaben (Genehmigungen, eigene Datensätze, Wissensdatenbank); nicht für volle CRM-Arbeit |
| Power Apps per App (Lizenz je Nutzer und App) | 5 USD je Nutzer / App / Monat (nur über CSP-Reseller) | ein Nutzer verwendet eine bestimmte Dataverse-App (z. B. ein eigenes CRM-Modul); seit 2. Januar 2026 nicht mehr direkt erhältlich, nicht auf der ungarischen Preisliste |
| Power Apps Premium | 17,30 € je Nutzer / Monat | unbegrenzte Power Apps und Dataverse für einen Nutzer, ohne Dynamics-Lizenz |
Quelle: Microsoft Dynamics 365 Preise, ungarische Seite, 1. Oktober 2026; Listenpreise sind Richtwerte, der Endpreis hängt von Abrechnungswährung und Laufzeit ab. Als Reseller liefern wir auch die Lizenzen, mit Rechnung in HUF oder EUR — siehe Lizenzen. Das Honorar für die Einführung hängt vom Umfang ab: eine Sales-Einführung für 20–50 Nutzer umfasst typischerweise 30–50 Beratertage, also netto 4,5–7,5 Mio. HUF (ca. 12.000–20.500 EUR zum MNB-Kurs vom 26. Oktober 2026); Integrationen, Migration und Customer Service erhöhen es. Im Angebot stehen Einführung, Lizenzen und Betrieb auf getrennten Zeilen.
Können wir die Daten aus dem alten CRM übernehmen?
Ja, und das ist eine der wichtigsten Aufgaben der Einführung. Salesforce, HubSpot, Pipedrive, altes Dynamics CRM, Eigenentwicklungen oder Excel — aus allen lassen sich die Daten übernehmen. Der Ablauf: Datenbereinigung (Dubletten, fehlende Felder), Mapping auf das neue Datenmodell, Testmigration in eine Testumgebung, Validierung mit den Key-Usern, Produktivmigration am Wochenende. Historie aus dem Altsystem (Aktivitäten, E-Mails, Dokumente) kann ebenfalls übernommen werden, wenn der Auftraggeber das wünscht.
Was passiert nach der Einführung?
Gemeinsame Referenzen mit unseren Partnern
Bei größeren Dynamics-365-CRM-Projekten arbeiten wir als ein Team mit NoLimit CRM Solutions, mit denen wir uns ein Büro teilen (unsere Partner). Erfolgreiche NoLimit-CRM-Projekte der letzten Jahre, ohne Anspruch auf Vollständigkeit: OTP Bank, OTP Pénzügyi Pont, MVM Next, MVM Informatika, NN, MediaMarkt, Danubius Hotels, ALTEO, FE-Group, E2, MET, Kall Ingredients, Trigo, Asura, Step Forward, Rapidshape und Sinergy.
Vor der Gründung von MDRSZ Consulting war unser Geschäftsführer Norbert Madarász bei Qualysoft als CRM- und Testautomatisierungsberater tätig (2015–2019), überwiegend für Kunden in der DACH-Region: Anpassung von Dynamics CRM und Aurea CRM, E-Mail-Marketing-Automatisierung sowie UI- und API-Tests mit Tricentis Tosca für SAP-, CRM- und Portalsysteme. Kunden, ohne Anspruch auf Vollständigkeit: AirPlus, Bauer, Beck+Heun, Bihler, Diakonie Österreich, Globalance, Hahn+Kolb, Hauff-Technik, Johanniter, Knauf, Sedus, Kreissparkasse Heilbronn, Ströer, websms, aiMotive, Huntraco, Ivanka, MVM Informatika und SEWS-E.
Wer arbeitet an Ihrer Einführung?
Welche Prüfungen und Zertifizierungen haben wir?
| Bereich | Zertifizierung | Aussteller |
|---|---|---|
| Dynamics CRM | MB2-704: Microsoft Dynamics CRM Application | Microsoft |
| Dynamics CRM | MB2-707: Microsoft Dynamics CRM Customization and Configuration | Microsoft |
| Einführungsmanagement | MB5-705: Managing Microsoft Dynamics Implementations | Microsoft |
| Testautomatisierung | Tosca Automation Specialist – Level 1 und Level 2 | Tricentis |
| Testdesign | Tosca Test Design Specialist – Level 1 und Level 2 | Tricentis |
| API-Tests | Tosca Automation Specialist for API | Tricentis |
| Datenbanktests | Tosca Automation Specialist for Database | Tricentis |
| Testautomatisierung | Tosca Query Language (TQL) | Tricentis |
| Lizenzen | Microsoft Cloud Solution Provider (CSP) Reseller; Google Workspace Partner | Microsoft, Google |
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Häufige Fragen
Ist Microsoft Dynamics kostenlos?
Nein. Einen kostenlosen Plan gibt es nicht; Microsoft bietet eine 30-tägige Testversion, danach ist eine monatliche Lizenz pro Nutzer nötig (Listenpreise siehe oben). Kostenlos herunterladen lassen sich nur die Dynamics-365-App und das Outlook-Add-in, und auch sie brauchen ein lizenziertes Konto.
Dynamics 365 oder HubSpot / Salesforce?
HubSpot startet schnell und ist stark im Marketing, tiefere Anpassungen und größere Nutzerzahlen werden aber teuer. Salesforce ist die größte CRM-Plattform mit vielen Erweiterungen, meist mit höheren Gesamtkosten. Dynamics 365 passt am besten, wo das Unternehmen bereits Microsoft 365 nutzt: Outlook, Teams, SharePoint, Excel und Power BI sind nativ angebunden, mit der Power Platform lässt es sich ohne Code erweitern. Die Wahl begründen wir nach der Analyse schriftlich.
Brauche ich Dynamics 365 Sales oder Business Central?
Wenn Sie Vertrieb, Kundenservice oder Marketing systematisieren wollen: Sales / Customer Service / Customer Insights – Journeys (CRM). Wenn es um Buchhaltung, Lager, Einkauf oder Fertigung geht: Business Central (ERP). Beide lassen sich verbinden, sind aber verschiedene Produkte mit verschiedenen Partnerlandschaften. Wir befassen uns mit dem CRM-Produkt; für Business Central empfehlen wir DynaGo Hungary, mit denen wir uns ein Büro teilen.
Brauchen wir eigene Lizenzen für Dynamics 365, wenn wir Microsoft 365 haben?
Ja. Microsoft 365 (Outlook, Teams, Office) und Dynamics 365 sind getrennte Abonnements; Dynamics-Lizenzen werden je Nutzer oder — bei Journeys — je Mandant gekauft. Die Outlook- und Teams-Integration funktioniert aber mit dem vorhandenen Microsoft 365.
Gibt es die Oberfläche auf Deutsch?
Ja, die Dynamics-365-Oberfläche ist auf Deutsch, Englisch und Ungarisch verfügbar und wird je Nutzer eingestellt — deutsch-, englisch- und ungarischsprachige Kollegen arbeiten im selben System.
Funktioniert es aus Outlook?
Ja: Die Dynamics 365 App for Outlook verknüpft E-Mail, Kalender und Kontakte direkt mit dem CRM — der Vertriebsmitarbeiter erfasst Kunde und Angebot aus Outlook, und im CRM ist die Korrespondenz sichtbar.
Lässt es sich auf Tablet oder Smartphone nutzen?
Ja. Mit der Power-Apps-App (iOS, Android, Windows) erreichen Sie dieselben Sales- und Customer-Service-Apps wie im Browser, die Oberfläche passt sich kleineren Bildschirmen an. Auch im Smartphone-Browser lässt sich das System öffnen. Unterwegs erfassen Sie Kundenanrufe, Termine, Fotos und Notizen direkt in der App. Ist der Offline-Modus eingerichtet, arbeiten Sie auch ohne Netz weiter, und die Änderungen werden synchronisiert, sobald die Verbindung zurück ist. Eine eigene Lizenz ist nicht nötig, die vorhandene Nutzerlizenz deckt das ab.
Wie lange dauert eine Einführung?
Eine Sales-Einführung für 20–50 Nutzer dauert typischerweise 2–3 Monate, Customer Service mit Omnichannel 3–5 Monate. Das Tempo hängt von der Verfügbarkeit der Entscheider und vom Zustand der Daten ab; mit unserem iterativen Vorgehen sind die ersten nutzbaren Funktionen im ersten Monat live.
Helfen Sie auch bei Copilot?
Ja. Die Copilot-Funktionen von Dynamics 365 (E-Mail-Entwürfe, Fallzusammenfassungen, Forecast) sind eine Lizenz- und Datenqualitätsfrage; wir schalten sie im Rahmen der Einführung oder später frei, sobald die Daten bereit sind.
Sprechen wir über Ihr Projekt.
Schreiben Sie uns, was Sie planen — wir melden uns innerhalb weniger Tage.
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